徒然なるマナーに【その３】ビジネスメールのマナー

2021年06月25日

リモート、テレワークばかりの時代に切り替わり、
毎日PCに向かってメールやデータのやりとりに追われています。

ビジネスメールのマナーは新入社員研修でも必須項目ですが、

コロナ禍でリモートミーティングがセッティングされる前の「はじめまして」

さえも、メールのやり取りが多くなりました。

第一印象を左右するメール作成、返信にまつわる事柄の認識

は極めて重要になっています。

先日も、新人向けビジネスマナー研修にお邪魔しております某企業様から

「新人たちがメールに大変時間をかけて苦しんでいる」

との話をお聞きしました。

そこで、

「ビジネスメール」に関してまとめて、研修受講者へアフターフォローした今日でした

以下、内容を抜粋いたします。

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＜メール新規作成送信の場合＞

・「宛名」「件名」「本文」「署名」で分かりやすく構成する。

・「宛先」のアドレス帳を編集し（お客様などには特に）敬称をつけておくといい。

・「件名」は１５文字程度を目安に簡単に内容がわかるようにする。

・件名の後に（講師の藤原です）など送信者の名前を入れると良い。

・すぐ確認してもらいたい場合は【　】を活用することがおすすめ。
【重要】【確認】など。
　または、
目上の人へは【重要です】【ご挨拶】など敬意を表現。

・「本文」の冒頭には「受信者の名前」明記する。

・  その際、社外で初めてメールする相手には
    「会社名（株式会社を（株）など略さずに）＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称」
      で２行にまとめて明記すると丁寧な印象

・ 2回目以降は「氏名＋敬称」でOK。（スピード感の方が大事）

・でも、やりとりブランクがあった後の久々メールでは前述のように再度丁寧に。
その際、役職の変更には注意しましょう。

・「本文」は「簡単な挨拶文＋送信者の自己紹介」と「締めくくりの言葉」でサンドイッチする。

・だいたい１行３０〜３５文字以内で改行し、１段落は３行前後にする。段落ごとに１行空ける。

・伝えたい項目が複数ある、話題が複数ある、などの場合は、「■」「□」などで項目分けする。

・「署名」は必ず入れる。
　「会社名＋名前＋住所＋電話番号＋ファックス番号＋メールアドレス」
　（ある場合は）「自社サイトのURL」で構成する。

※社内メールの場合のポイントは「より簡潔にす早く対応すること」
　宛名は名前＋敬称で１行。「お疲れ様です」の後、本文でOK。

＜返信の場合＞

・重要ポイント！返信は２４時間以内にすること
日程調整が必要ですぐに返信できない場合も、「○日までには改めてご返信いたします」とまず返信。

・就業時間内の送受信を心がける。

・「件名」は基本的に「Re：」を残したまま。

・「Re:」の後に「一言＋（自分の名前）」を加えて、元々の件名も残した状態にするのもおすすめ。

（例）

マナー研修の時間変更の件

というメールへの返信の場合はこのようにするといい

Re：承知致しました（藤原）_マナー研修の時間変更の件

・別の内容になる場合は、Re：で返信しないで新規メールにする。

・もらったメールを引用して順次返事する場合は、必要箇所を「>」などで引用できるが、
その場合は引用箇所を変更しないように注意。

＜転送の場合＞

・転送する場合は、元々の発信者の許可を得ること。

　　→元々の個人情報を削除するなど意向をくんで慎重に。

・内容に手を加えないこと。

＜添付について＞

・相手のネット環境によるが、（一般的には）３mb以上は相手に事前確認する。
１０mb以上の大きい容量を送る場合は、ファイル便などを利用するとよい。

以上

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いかがでしょう？

参考になる部分はありましたか？

私は仕事柄、

「マナー講師として後に残るメールに失敗は許されない」というプレッシャーを自ら課し、

ついついメールに時間をかけ気味でしたが、

こうして受講生との知識共有を通じて

”ケースごとにテンプレートを作って下書きトレイに保管しておく”など、

より効率的にメール作成できる方法など工夫してみようと思い直しているところです。

『教学半（きょうがくなかばす）』とは孔子の言葉。

”人に教えることは半分は自分も学ぶこと。学ぶことで教えることができる。”という意だそうです。

私の場合は、いつも半分以上、教えることで学ばせてもらっている気がします。
みなさん教えさせてくださり、ありがとうございます！